Service Administratif et Juridique

Laurence HUBERT
Rue des Déportés, 140
6700 ARLON
Tél. : +32 63 24 51 87
E-mail : laurence.hubert@hebp.be

Définition du service

Les tâches du service administratif et juridique sont définies légalement dans l’AGCF du 13 novembre 2000.  Concrètement, ce service est chargé d’assurer les tâches suivantes :

• la mise en œuvre et le suivi de l'application des dispositions légales et réglementaires relatives aux Hautes Écoles ;
• la coordination des services chargés de la tenue des documents relatifs à la gestion du personnel et des étudiants ;
• l'information des différents services et départements de la Haute École quant aux matières dont ils ont la charge ;
• l'archivage de tous les documents officiels (administratifs et juridique, à l’exception des documents financiers et comptables)  relatifs à la Haute École.

Par ailleurs, les autorités de la Haute École ont confié à ce service :

• le secrétariat du Conseil académique et du Collège de Direction. La responsable assiste aux réunions avec voix consultative ;
• la tenue de tous les documents relatifs à ces organes et à la Haute Ecole., à l'exception des documents comptables.

Objectifs :

• Interface, en complémentarité avec le Directeur-Président et en fonction de ses demandes et attentes, avec le Cabinet, l’Administration, le Commissaire du Gouvernement, le SEGEC et la FédESuC.
• Expertise pour les services et organes de la HE, en premier lieu le Directeur-Président et le Collège de direction.
• Initiative quant à toute une série d’informations/décisions reçues : du C.A.  (gestion journalière et prospective), du Cabinet et de la FédESuC  (attitude anticipatrice), de l’Administration CF  (application des réglementations), Commissaire  (conformité).
• Mémoire de la Haute École : conserver un historique de l’évolution des dossiers et problèmes de la Haute École afin de préparer l’avenir.

Missions principales :

Ce service, agissant sous l’autorité fonctionnelle du Directeur-Président, doit permettre à chacun, organe et services de la Haute Ecole de réaliser son travail dans la sécurité administrative et juridique nécessaire.

Concrètement, son rôle est de :

• Veiller à la mise à jour et à la bonne application de la réglementation étudiante : règlement des études et des examens, échéances administratives  (échéancier des Commissaires, coordination), régularité académique, délibérations et jurys d’examens, sanction des études, contrôle des populations, Conseil des étudiants  (échéances administratives, élections), Conseil social  (échéances administratives), courrier et archivage, coordination avec et entre les secrétariats.
• Veiller à la mise en œuvre des aspects légaux en matière de gestion de personnel.  Le service administratif et juridique est dans ce cadre personne-ressource du Collège de direction, du Conseil d’administration et du service de gestion du personnel.  Il doit veiller à la bonne application de la législation tant pour le personnel statutaire que contractuel, employé et ouvrier.
• Permettre le bon fonctionnement de l’institution d’enseignement et de l’ASBL qui l’organise.

Il s’agit d’un service « ressource » auprès duquel chacun doit pouvoir trouver l’information qui lui est nécessaire.

En résumé :

Le service administratif et juridique assure à la fois le rôle

• de personne ressource
• de coordination
• d’interface

à destination prioritairement du Directeur-Président, du Collège de direction et du Conseil d’administration.